Cartórios e PQTA/ANOREG

Com o objetivo de melhorar o nível de gestão para os serviços notariais e de registro, a Comissão de Estudo Especial de Gestão Empresarial Cartorária (ABNT/CEE-148), elaborou a norma NBR15906, que foi publicada em 2010, para que os Cartórios definam sistemáticas de gestão empresarial para melhorar e/ou profissionalizar as práticas desempenhadas.

Utilizando como base a essência de algumas normas de sucesso para sistemas de gestão, foram definidos requisitos para:
- Gestão empresarial - onde são considerados os princípios de liderança, estratégia e gestão das partes interessadas;
- Planejamento estratégico – envolvimento da equipe, gestão por indicadores de desempenho e análise dos resultados;
- Partes interessadas – entendimento das necessidades e expectativas, facilidades de comunicação e ações para gerenciamento;
- Equipe de profissionais – gestão para o desenvolvimento, capacitação, treinamentos e incentivo ao conhecimento;
- Processos e prestação de serviços – disponibilização de instalações e ambiente de trabalho satisfatório, tecnologia adequeda e eficiência nas informações prestadas aos clientes;
- Gestão socioambiental – definição de sistemática para requisitos de responsabilidade social, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional.

Além da melhoria prevista no desempenho da organização, a aplicação dos requisitos desta norma possibilita também uma gestão mais eficiente, onde um planejamento estratégico é definido e se torna referência aos envolvidos, facilitando aos profissionais o entendimento em relação ao comportamento durante a execução das atividades e, como cada um contribuí para manter a excelência da Serventia.

É muito importante que os titulares estejam engajados com as atividades e, em consonância com a equipe de trabalho, desde a elaboração de um planejamento estratégico a, um diagnóstico de procedimentos e atividades desempenhadas. Esse ambiente sinérgico contribuí efetivamente para que os resultados definidos sejam alcançados, bem como deixar evidente a satisfação dos clientes e a gestão das expectativas de outras partes interessadas.

O cartório também, pode optar por estabelecer um sistema de gestão integrado e considerar a implementação simultânea de requisitos de outras normas reconhecidas mundialmente. Para essa integração de normas, é aconselhável fazer junto com a ISO9001, que é considerada "mais favorável”, pois aborda requisitos específicos de gestão organizacional, com foco na gestão dos processos e qualidade dos serviços, podendo aumentar a confiabilidade e robustez da gestão estratégica, bem como facilitar o entendimento e aplicação de outras normas caso desejado.

Visando todas essas melhorias, o Prêmio de Qualidade Total Anoreg – PQTA, estabelece requisitos com alguns ajustes em relação à NBR15906, além de definir diferentes níveis de avaliação/classificação, onde é possível visualizar o reflexo da gestão da Serventia em relação às atividades realizadas. Esses requisitos são avaliados através de auditoria de 3° parte por organismo de certificação independente e acreditado, com fim de constatar a implementação e aplicabilidade dos requisitos dimensionados no checklist específico, seguindo os seguintes critérios:
A) Gestão da estratégia;
B) Gestão operacional;
C) Gestão de pessoas;
D) Instalações;
E) Gestão de saúde e segurança no trabalho;
F) Gestão socioambiental;
G) Gestão da informatização e controle de dados;
H) Gestão da inovação;
I) Compliance.

Segundo a Associação dos Notários e Registradores do Brasil – ANOREG-BR, todos os esforços se refletem para:
Aumento
Aumento da conscientização, envolvimento e motivação da equipe;
Usuário
Aumento da satisfação e fidelização dos usuários dos serviços;
Rentabilidade
Redução de custos e melhoria da rentabilidade da serventia decorrente da otimização dos processos;
Institucional
Melhoria da imagem institucional da categoria e fortalecimento da credibilidade da serventia perante a comunidade local;
Diferenciação
Diferenciação competitiva da marca em relação aos concorrentes;
Eficiência
Ganhos significativos em eficiência nos processos internos e na qualidade dos serviços prestados.

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por Luis Fernando Castelani
Diretor
08 de abril de 2019.